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市人大代表唐承秀:关于优化天津高校图书馆纸质图书采购招标方式的建议
2017-01-10 08:59  

关于优化天津高校图书馆纸质图书采购招标方式的建议

一、建议提出的背景与存在问题

纸质图书采购一直是高校图书馆重要的基础性业务工作,多年来图书馆秉承为学科服务、为教学服务、为提升师生综合素养服务的宗旨,以满足师生的需求为己任,努力为师生提供最新、更全的文献保障服务。

图书馆的图书采购近年来以兼顾合乎采购流程规范和图书采购的业务特点、使图书采购做到高质高效为目标,逐渐形成了目前在全国高校和公共图书馆均普遍采用的图书政府采购招标模式,即现行图书供货商供货资格招标模式。

出于更加严格、严谨规范图书采购的目的,2015年下半年,天津市政府采购相关部门针对天津高校图书馆的图书采购提出了新的要求,即各高校要从现行的图书供货商供货资格招标模式改为书目招标模式。

书目招标由于标的物更加明确,的确更为严谨。但是,这种模式并不适合高校图书馆图书采购的业务特点,图书馆施行书目招标会存在很多具体问题和困难。主要问题和困难有:

1.对预出版书目征订的采购不适用书目招标

对预出版书目征订(计划出版、尚未出版的图书)的采购占图书馆图书采购的很大比例。如果图书馆在新书征订期不发订单,很可能在新书出版后无法采购到所需图书;特别是适用高校的纯学术著作,由于其用户群体小,全国的高校图书馆是其出版发行的主要对象,图书馆的订单直接影响学术类图书的印数,如果不预订买不到新书的可能性很大。

对于预出版书目征订,由于其出版的不确定性,如果采用书目招标,主要问题有三点:

(1)到书周期会比较长,特别是部分图书迟迟不出版会导致政采合同长期无法完成,在一批书目达数百上千种图书的订单中,这种情况的出现会是常态。

(2)个别征订图书可能最终会不出版,而书目招标的标的物是明确的,不可更换的,这直接造成合同不能完成的后果。

(3)征订书目的图书定价与图书出版后的真实定价可能不同,按征订价格招标并执行,会导致一系列不可预估的结果。如书商和出版社联合提高征订书价等。

为解决这些问题,需要提出一系列变通方案,而这些变通会使严谨的采购变得不再严谨,也失去了书目招标的初衷。

2.书目采购在“现书采购”中存在的问题

“现书采购”是指对已经出版的图书采购。目前图书馆的“现书采购”有订单采购与现场采购两种方式。

(1)订单采购:订单采购一定会遇到有部分图书售罄,书商无法提供订单中的图书的情况,这会直接造成合同不能完成。从这些年的图书采购情况看,平均到书率仅能够达到90%-95%左右。

(2)现场采购:为提高采书质量和提高读者在采书环节的参与度,图书馆近些年现场采购的图书的比例有所加大,现场采购图书馆有时会邀请师生参加。这是图书馆采访工作的一大进步。有实力的书商会建有图书现采基地,以配合图书馆的现场采购需求。现场采购图书当场挑选出来,经过与现有馆藏查重,确定采购书目。无疑,对这些图书,提供现采条件的书商是最有优势的,可以快速、100%的完成采购要求。如果现采书目公开招标,如其他书商中标,由于他们的合作出版社不同,进书渠道不同,同样面临不能100%供货的问题(单一图书经销商的合作出版社都是有所侧重、有限的,不全面的)。

(3)书目与内容不符的图书无法退订。少数图书从书名和内容摘要看适合高校采购和收藏,而实际订购到书后发现内容严重不符。书目采购会使图书馆面对这种情况而无法退订。因为图书的内容不符,不是书商的责任。

(4)书目采购会导致所需图书馆工作人员的增加。政府采购招标项目通常是一次性采购行为,尽管采购流程长、手续繁琐,还可以承受。而图书采购是贯穿图书馆日常工作的频繁的日常性行为,图书采购最忌突击采购,即一次购买大批量的图书,这难以保证图书的采购质量和到货率。仅以天津工业大学图书馆为例,工大馆2014年共发送订单152份,接收图书87次,平均每2个工作日发送一个订单,每3个工作日接受一批送货。这样频繁的订购如果按书目采购方式,仅从工作量上看,就需要增加一个人专门负责书目订单的政府采购招标。

(5)书目采购会导致新书不能及时提供给读者。如果按书目招标的话,按目前完成一个完整的政采流程所需时间看,至少需要2个月的时间,最后图书到馆的时间要比以前的书商资质标采购模式至少延长2个月,如果考虑到为节省工作量,采购频次减少,发送订单时间间隔增大,书商配书时间延长,还有图书大批量集中到货,图书编目加工的完成时间也会有所滞后等因素,预期图书馆为读者提供的新书要滞后3-6个月的时间。在科技和社会高度发展的今天,图书的时效性尤为重要,图书馆的服务水平更不应出现倒退。

3.长期合作与一次性短期供货的书商服务水平差异很大

书商资质招标一次中标通常供书服务期限为1-2年。书商在比较长的供货时间内,为争取更多的订单和今后长期的合作,通常会主动提供一些增值服务,如,应图书馆的要求,配合学校的中心工作和学科建设,在校园内举办专题书展,方便师生现场选书;提供交通工具,与图书馆合作组织师生参与大型图书博览会;一些书商为推动读者参与选书、推荐购书提供便捷的网上选书平台,等等。而一次一结的书目招标很难唤起书商的这种服务热情。这些服务的能力和水平对于图书馆来说也是非常重要的。

另外,书商资质招标时还提供驻馆图书加工服务。采用目录采购后,中标书商不可控,加工人员会随着中标书商而频繁变化,因此很难保证图书的书目数据质量和各馆个性化的加工需求,出错率大大提高。

4.书目采购一口价报价(非折扣价)方式影响图书的到书率。

以天津师范大学最近一次的书目招标为例,此次的招标方式为竞争性谈判,书商只能报一口价而非折扣价。对所提供的采购书目(1800种书目,出版时间在6个月以上),书商提供的到货率从82%到90%,哪家也不能提供100%到书率,所以在到书率不同的情况下,一口报价的最低价是没有意义的。另外,由于不允许通过更换标的内容(如更换同等价格的图书)来达到100%到书率,经与专家协商,采取了按照所提供书目的80%数量报价,哪家最低哪家中标。这种方式也会出现问题,比如书商为了获取最大化利益,只提供价格低、折扣大的图书,降低了到馆图书的整体品质,也影响了图书的到书率。

二、建议

综上所述,图书书目采购招标模式不适合高校图书馆的图书采购需求和业务流程。尽管书商资质招标存在一些不尽如人意的地方,但在没有找到更好的替代模式之前,建议还应该允许目前书商资质标这种在全国通用的图书政府采购招标模式存在下去。当然,在此过程中也可以继续探索更为完善的、严谨的、高效的适合高校图书馆图书采购的新模式。

据了解,天津高校目前逐一、分别对图书供应商进行供书资质招标,由于采购图书数量和码洋的多少、采购图书学科和品质的不同(如美术图书、理科图书和社科图书的差别)等因素,同一图书供应商在不同高校政采招标的折扣有所不同。如若政采中心希望规避这种情况,天津高校图书馆愿意委托政采中心或教委认可的相关单位,如天津高等教育文献信息中心牵头、联合天津高校图书馆进行图书供应商的统一资质招标。

进入2016年,越来越多的天津高校图书馆与图书供应商的供货资质合同已经或即将到期,为使图书馆的图书采购能够正常、连续的进行,践行“三严三实”,更好的服务于天津高校的师生,急切期望政府采购中心对以上内容予以关注和解决。

注:以上材料是根据16所高校图书馆的意见和建议所汇总的。这16所高校是:天津医科大学、天津工业大学、天津师范大学、天津科技大学、天津理工大学、天津财经大学、天津商业大学、天津中医药大学、天津城建大学、天津农学院、天津外国语大学、天津音乐学院、天津美术学院、天津体育学院、天津职业技术师范大学、天津职业大学。

注:天津高等教育文献信息中心(简称“TALIS中心”),是天津教委直接领导的处级机构,于2002年建立,主要负责研究天津高等教育文献保障体系的发展规划,组织天津高等教育文献保障体系方案的实施,实现资源共享,具体包括天津各高校图书馆电子资源及相关资源及平台的建设与管理。

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